EL PROTOCOLO NOTARIAL
INTRODUCCION
El Protocolo surge de la
necesidad de los hombres de materializar en un escrito la voluntad creadora de
sus derechos, de materializar la prueba, de recurrir a la impresión gráfica
sobre un elemento físico que hiciera visible y perpetua su consideración, de
esa manera los hombres idearon que la
emitirse la voluntad se hiciera entre solemnidades y quedara grabada
descriptivamente sobre un objeto material conservador de una creación del
hombre; a esa primera fuente de la génesis del acto jurídico llamaron Protocolo.
Existen varias acepciones de la palabra Protocolo. Su etimología poco ayuda para esclarecer cual es
su sentido propio, pues hay diversidad
de opiniones acerca de su origen. Puede resultar
de la palabra compuesta del prefijo PROTO, procedente de la vos griega PROTOS,
y el sufijo COLO o COLON, sobre cuya significación no se ha puesto de acuerdo los autores. Según Scriche proviene de la voz latina COLLIUM o COLLATIO, que significa comparación o cotejo; pero existen
o tras series de significaciones asignadas por otros
autores.
6.1 Antecedentes Históricos.
El origen legal más remoto del
protocolo parece estar en el derecho Justiniano, ya que en el capítulo segundo
de la Novella XLV, dada en Constantinopla en el año 537, mandó que los notarios
de oriente no escribiesen los documentos en papel blanco, sino en el protocolo,
esto en el papel que arriba llevaba impresa la fecha de su entrega al notario,
el nombre del glorisísimo conde de las sacras liberalidades (sacrasrum largitionum), y la fecha de su
redacción, reputándose por falsas las que no se escribiesen en el protocolo.
El papel no podía cortarse, sino
mantenerse intacto; y el documento debía contener, ante todo, el resumen
abreviado del acto, vale decir, el “protocollum”,
que era la primera colación, escritura o apuntación como encabezamiento de la
carta. Ello servía de base para la extensión del instrumento, que se entregaba “in totum”bajo de pena de no valer,
razón por la que el notario no conservaba en su poder el original o matriz.
El Fuero Real fue el primer
cuerpo de leyes, de orden general y con sentido histórico que el derecho
español proporcionó con la noción de “protocolo”
. Concluido y publicado a fines de 1254 o a principios de 1255; pero la
Novísima Recopilación, merced a la Pragmática de Alcalá, es el antecedente más
próximo del protocolo.
La Pragmática de Alcalá, dada el
7 de junio de 1503 por los Reyes Católicos, se refiere a la institución del protocolo
disponiendo que debía ser un libro en el cual los escribanos fueran asentando
por extenso las notas de las escrituras otorgadas ante ellos y de ellas
expidieran copias a las partes.
Los españoles llevaban otro libro
en el cual se escribían los aspectos esenciales de los negocios jurídicos a
celebrar, antes de la redacción definitiva del documento, denominándose este
libro como “El Minutario”. Después
que las partes interesadas, hubieren examinado, corregido y puestos de acuerdo
con el contenido del minutario, se redactaba el instrumento público en forma
definitiva, sin alteración ni cambio alguno.
La Pragmática del Alcalá,
estableció el Protocolo Notarial y en sus disposiciones ya preveía el caso de
una persona que no pudiera firmar.
Con la formación del Sacro
Imperio Romano-Germánico, su emperador
Maximiliano I, ordenó el dictado de la constitución “De notariis et tabellionibus”que se promulgo en Colonia en 1512 y
en la misma se realiza una reforma y ordenación en pro del ejercicio del
notariado.
El emperador mandó que “cada notario procure de todos modos tener y
conservar con gran cuidado, y dejar después de sí un protocolo”.
6.2 Disposiciones Legales Sobre el Protocolo.
Entre los artículos 33 al 40 y el
artículo 52 de la Ley No. 301 se encuentran las reglas referentes al protocolo
notarial.
La obligatoriedad de tenerlo para
los actos auténticos; volúmenes anuales; numeración de las actas; foliado de
todas las hojas de cada volumen; márgenes de las hojas, tanto en ambos lados
como en la parte de abajo; apertura y cierre del volumen anual; la posibilidad
de la división del volumen anual en varios tomos; la obligación de protocolizar
cada año a más tardar el día 31 de marzo; la responsabilidad del Notario en
relación con la integridad y conservación de los protocolos.
Los artículos 41,42, y 63, tratan
lo relativo al libro Índice de actos auténticos, mientras que la expedición de
Copias es regulada por los artículos del 43 al 50 y lo relativo a las nulidades
es tratado en el artículo 51.
Sobre el destino, custodia y/o
uso de los archivos notariales hay que estudiar los artículos 53 al 55, en
donde se halla todo lo relativo a licencias, suspensiones, cesación de
funciones de Juez de Paz, muerte, renuncia, destitución, inhabilitación.
6.3 Requisitos y Formalidades del Protocolo.
El protocolo se forma con todos
los volúmenes de las actuaciones del Notario, conteniendo cada uno todas las
actas que se escrituren entre el primer día de enero y el 31 de diciembre de cada
año, ambas fechas inclusive. Dichas actas deben llevar el número que les
corresponda, escrito en letras y por estricto orden de fecha. Las hojas deben
ser foliadas, es decir marcadas con el número que les pertenezca y escribírsele
en letras y guarismos o dígitos.
Todas las hojas de las escrituras
matrices, tendrán un margen blanco de cuatro centímetros por la parte en que
haya de encuadernarse y uno de dos centímetros por la opuesta. Además se dejará
en las dos plantas de la hoja, otro margen de cinco centímetros por la parte
donde comienzan a escribirse los renglones.
Todas las hojas del protocolo,
serán firmadas por el Notario en el margen de cinco centímetros, a excepción de
aquellas que por el contenido del documento se hallan llenas con notas debidamente
firmadas por el Notario, las partes y los testigos.
Otras formalidades exigidas:
a). Los instrumentos deben de redactarse en
español, escribirse a máquina o a mano de manera legible y sin abreviaturas;
b). Los instrumentos deben llevar numeración
cardinal, escribiéndose uno a continuación del orto, en orden riguroso de
fechas, y entre cada instrumento sólo debe quedar espacio para las firmas;
c). El protocolo debe llevar foliación cardinal
escrita en cifras;
d). El cuerpo del Instrumento las fechas, números
o cantidades se expresarán con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito
en letras y cifras, prevalece lo escrito en letras;
e). Los documentos que deban insertarse o las
partes conducentes que transcriban se copian de manera textual;
f). Los espacios en blanco que permitan
intercalaciones se llenarán con una línea antes de que sea firmado el
instrumento.
6.4 Contenido del Protocolo.
En sentido estricto, el
libro-protocolo del notario, tal como indica la ley, contendrá los originales
de las actas auténticas que escriture entre el primero de enero y el 31 de
diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. A seguida de cada acta se
colocarán los documentos que se anexen al mismo como comprobantes.
6.5 Apertura del
Protocolo.
Es ordenado por la Ley del
Notariado que desde el primer día de cada año los notarios abran el volumen del
protocolo correspondiente a ese año.
El protocolo se abre cada año con
la primera escritura que se hace, la cual llevará siempre el número UNO y principiará
en la línea del folio inicial. La forma indicada en su artículo 38, para la
apertura del protocolo se hace extendiendo una nota que diga de esta manera:
“Volumen del Protocolo de los
Instrumentos Públicos correspondientes al año de...( )”.
En la ciudad de….., Municipio
de…….., Provincia de……., al primer (1er.) día del mes de enero del año… ( )”.
6.6 Cierre del Protocolo.
El protocolo debe cerrarse cada
año, el último día del año natural, pero también puede cerrarse en cualquier
momento que el notario dejare de ejercer la función.
El cierre debe contener: la
fecha, el número total de instrumentos autorizados, indicando cuantos de ellos
son escrituras públicas y el número de actas de protocolización, si las
hubieren; así como el total de folios utilizados; observaciones si fueren
necesarias y la firma del notario.
Señala el segundo párrafo del
artículo 38 de la Ley dominicana que debe extenderse una nota análoga el último
día del año para cerrar el volumen que haga constar lo siguiente:
“Concluye el volumen del
Protocolo de los Instrumentos Públicos correspondientes al año…. ( ), que contiene…. ( ) Instrumentos y…. ( ) folios, escriturados durante el mismo por
el infrascrito Notario”. En la ciudad de ….., Municipio de …., Provincia de ……,
a los treinta y un (31) días del mes de diciembre del año…. ( ). A seguidas se coloca la fecha en letras,
la firma y el sello profesional del Notario.
6.7 ¿Qué son el libro Índice, los Folios y la
Minuta?
Libro Índice
Por las disposiciones combinadas de los
artículos 41 y 42 de la ley sobre notariado es obligatorio tener un un libro
índice con todas las actas auténticas que se escrituren. Este índice contendrá
la fecha y naturaleza del acta, los nombres de las partes y nombres de testigos
y la relación del registro. Deberá ser firmado y sellado en la primera y última
hoja por el Presidente del Juzgado de Primera Instancia del Distrito \Instancia
del Distrito judicial a que pertenezca el notario y, porque la ley lo indica
expresamente, exonerado del pago de cualquier tipo de impuesto.
Para cumplir con el artículo 63
de la ley, una copia de este índice redactado conforme al artículo 41 de la
legislación notarial debe ser enviada por los notarios a la Secretaría de la suprema
Corte de Justicia dentro del primer trimestre de cada año, es decir, hasta el
día 31 de marzo.
Los Folios
Los folios son las hojas
numeradas, selladas y autorizadas que serán cronológicamente utilizadas y
ordenadas y sólidamente empastadas para constituir los libros. Cada folio se
utilizará por ambas caras, constituyéndose por dos páginas.
Para asentar las escrituras y
actas en los folios, deberán utilizarse procedimientos de escritura o impresión
que sean firme, indelebles y legibles. La parte utilizable del folio deberá
aprovecharse al máximo posible, no deberán dejarse espacios en blanco y las
líneas que se impriman deberán estar a igual distancias unas de otras.
Minuta
Una minuta es un original de un
acto auténtico, del que no puede desprenderse el oficial público que es su
depositario. Es, dicho de otra manera, un acto original emanado de la autoridad
administrativa o judicial, o para nuestro caso específico, el acto entregado
por notario que la ley prescribe que debe conservarse.
CONCLUSION
Es obligatorio de tener los actos
auténticos; volúmenes anuales; numeración de las actas; foliado de todas las
hojas de cada volumen; márgenes de las hojas, tanto en ambos lados como en la
parte de abajo; apertura y cierre del volumen anual; la posibilidad de la
división del volumen anual en varios tomos; la obligación de protocolizar cada
año a más tardar el día 31 de marzo; la responsabilidad del Notario en relación
con la integridad y conservación de los protocolos.
El protocolo se forma con todos los
volúmenes de las actuaciones del Notario, conteniendo cada uno todas las actas
que se escrituren entre el primer día de enero y el 31 de diciembre de cada
año, ambas fechas inclusive. Dichas actas deben llevar el número que les
corresponda, escrito en letras y por estricto orden de fecha. Las hojas deben
ser foliadas, es decir marcadas con el número que les pertenezca y escribírsele
en letras y guarismos o dígitos.
En sentido estricto, el
libro-protocolo del notario, tal como indica la ley, contendrá los originales
de las actas auténticas que escriture entre el primero de enero y el 31 de
diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. A seguida de cada acta se
colocarán los documentos que se anexen al mismo como comprobantes.
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