LOS ACTOS AUTENTICOS Y LOS ACTOS BAJO FIRMAS PRIVADAS

LOS ACTOS NOTARIALES

LOS ACTOS AUTENTICOS Y LOS ACTOS BAJO FIRMAS PRIVADAS

INTRODUCCION

El sistema de derecho notarial dominicano es principalmente literal, por lo que la actividad del notario en ejercicio de la función que le es propia, es esencialmente documental, lo que significa que sus actos deben constar por escrito, con lo que se reitera la importancia que tiene que cumplir con las solemnidades de ley al momento de las redacciones de los actos.

Por regla general, deben celebrarse por escritura pública todos los actos o contratos para los cuales la ley exija esta formalidad.

3.1 - Los Actos Auténticos. Concepto.

El acto auténtico es aquel que ha sido otorgado por ante oficiales públicos, que tienen derecho de actuar en el lugar que se otorgó el acto, y con las solemnidades requeridas por la ley.

Art. 1317 del C.C.  Es acto auténtico el que ha sido otorgado por ante oficiales públicos, que tienen derecho de actuar en el lugar donde se otorgó el acto, y con las solemnidades requeridas por la ley.

Es el documento autorizado con las formalidades debida por un Notario u otro funcionario con fe pública en el lugar de la celebración del acto.

Acta Notarial, es el instrumento original autorizado, en el que se relaciona un hecho o acto jurídico a solicitud de parte interesada que el Notario asienta en el protocolo bajo su fe con la obligación de conservar.

Doctrina. El acta notarial es el documento público autorizado por notario, producido para probar hechos, solemnizar o dar forma a actos o negocios jurídicos y asegurar la eficacia de sus efectos jurídicos.

3.2 – Condiciones de Autenticidad.

Para que exista el acto auténtico tal como habla la ley, se exige el concurso de cinco elementos o condiciones:

a)      Que exista un funcionario público, esto es, algunas de las personas a quienes la ley otorga la facultad de conferir fe pública en virtud de su intervención en determinados actos;

b)     Que el acto autorizado por el funcionario público, es decir, que se celebre con su intervención personal;

c)      Que el acto que se autoriza sea de su competencia, esto es, que esté comprendido en el número de aquellos a los cuales, según la ley, puede atribuir fe pública;

d)     Que se observen las formalidades establecidas por la ley, o sea, que se redacten en español, sin abreviaturas, blanco, lagunas ni intervalos, etc., y

e)      Que el acto se autorice en el lugar en que el funcionario ejerce sus atribuciones, es decir, que el Notario o el funcionario público actúe dentro de su jurisdicción territorial.

3.3 – Los Requisitos de Forma y Fondo.

Para muchos doctrinarios la idea de actas auténticas como principio del notariado latino supone la aceptación de que el derecho notarial es el derecho de las formas, es decir, que se rige mucho más por formas que por fondos.  En realidad, la dualidad entre fondo y forma en los actos auténticos  supone justamente un intercambio entre unas y otras cosas.

Requisitos de Forma

Requisitos de forma que establece la ley 301:

1.- El papel: tiene condiciones de dimensión, resistibilidad y de color y de formato.

Sólo existen dos tipos de papel notarial en R.D.: uno que se describe como el papel notarial para originales mecanografiados y para compulsas (tiene escudo y dos rayas a los costados) y otro que tiene características similares pero que es para manuscribir notarías (sólo tiene las rayas) y no sirve para las compulsas.  Existe un tercero, derivado de la precariedad de la R.D. que solamente tiene el escudo.

Las partes componentes de este papel:

1.- El escudo nacional

2.- El nombre y el título del sujeto que lo posee, el municipio y la mención “República Dominicana”. 

Toda otra mención que aparezca en el papel de mecanografiar y de la compulsa resulta sobrante y por lo tanto legal. 

Es evidente que del borde de la hoja al término de las menciones sólo habrá 3 pulgadas.  El papel completo medirá  13” o 14” de largo por 8.5” de ancho.  En la ley estas dimensiones están expresadas en centímetros.

La página tendrá dos marcas de márgenes que del lado izquierdo de la parte frontal de la hoja tendrá dos bandas paralelas y de la parte derecha de la página frontal tendrá una sola banda, las bandas pueden ser utilizadas rojas o verdes, son bandas de advertencia.  La razón de ser de las dobles bandas tiene su utilidad, porque ambas bandas no tienen el mismo uso.  En la parte posterior de la hoja tendrá de la parte izquierda una banda y del lado derecho dos bandas, esto es así porque las dos bandas deben coincidir en el lomo del protocolo.

En el año 89 se reformó la 301 que determinó que el sello que se le había quedado de determinar se incluyó en la ley del notariado, y el sello dice que debe llevar en el centro el escudo nacional.

La última línea debe ser la número 22. Hay que salvar 3 pulgadas desde el final del texto al fondo.  Por detrás debe ser tratada igual que por delante.

Nota: la hoja de las bandas y el escudo se usa para mecanografiar notarías y para las compulsas. 

La que se usa para manuscribir notarías, tiene 4 páginas, tiene dos fojas dobles. Esta es más clásico que aparezca sin escudo, los notarios le ponen a las primeras el nombre y la denominación notarial que corresponda.  Si se buscan en la librería, le llaman “hojas de testamento”.  Esto no quiere decir que estas hojas no son privativas para los actos de testamento.

Las garantías de un acto manuscrito por un notario son indiscutibles. 

El papel que sólo tiene el escudo nacional.  Es más barato.  Se utiliza para actos mecanografiados.  No se puede utilizar para actos bajo firma privada.  Hay notarios y abogados que dicen que eso es intrascendente.

Los márgenes: el margen izquierdo de la parte anterior (de la primera página) sirve para las firmas o huellas o rúbricas.  La ley actual no distingue del uso de las rúbricas y las huellas, ni entre las rúbricas y las firmas, y son cosas totalmente diferentes.  La firma de los comparecientes, testigos y notario es la grafía real del consentimiento con el contenido.  La firma representa el cruce de consentimiento, que cada uno de los firmantes en un acto auténtico tendrá la posibilidad de decir que estampando su firma está de acuerdo con el contenido del acto.

Las rúbricas son más difíciles de encontrar hoy, sobre todo porque rúbricas eran representaciones de anagramas personales. 

Las rúbricas y firmas no tienen diferencia, pero se estila que quien cargue las obligaciones haga firmas.  En una compra-venta, entonces el comprador pone firmas y el comprador, rúbricas.  Los notarios ponen a firmar a los vendedores y a rubricar a los compradores. 

Nada obsta que en este margen se pongan todas las firmas de las personas.  Se estila también que el notario firme todas las hojas.  Pero si ha manuscrito el acto completo, para qué es necesario que el notario firme todas las hojas.

En el margen va la firma, no el sello.  Hay notarios que sellan todas las hojas, y eso es incorrecto.

El margen derecho de la hoja y el izquierdo del anverso, está reservado para tres figuras: el error, la enmienda y la corrección de texto.

Puede ocurrir que el acto tenga un error material, o que el compareciente haya olvidado alguna cuestión o que simplemente haya la necesidad de corregir un texto que fue interpretado por equívoco de la voluntad del compareciente ante el notario.

Los errores pueden ser dos en una foja o tres en el acto, según la ley.  Si un acto tiene 4 errores, el acto se anula, si tiene 3 errores en la misma foja, se anula.

Pero los errores no se enmiendan sino por el procedimiento permitido por la ley. Hay errores insalvables, son aquellos que corresponden al objeto mismo del acto.

Si se está haciendo un pagaré notarial (cuyo objeto es consignar una suma de dinero debida) y el pequeño error fue que el pagaré era de un millón y el notario le puso 10,000.

El error puede darse en el momento en que se está escriturando el acto puede enmendarse el error en el mismo cuerpo del acto, sin utilizar el margen

Ej.: “seis (8) vacas (E) seis (6) vacas”

Si se utiliza el margen, se pone una llamada en el margen “(E) seis (6) vacas (E)” y luego la firma del notario y de las partes y luego un sello en el margen, no en el lugar del acto que tiene el error”.

El error se debe enmendar en el momento actuario para que los comparecientes le firmen, si se ha registrado el acto en el registro no habrá ninguna mención de error y no quedará registrado el error y aunque se arregle después el error no valdrá para fines de transcripción de compulsas.  La compulsa sale sin el error.

¿Qué es una enmienda?  Una enmienda es cuando falta algo y se dan cuenta después de que el acto se ha completado.  Se hace un llamado en el margen (EN) se agrega lo que se quedó y luego las firmas de las partes y del notario.

La enmienda, cuando se transforma en compulsa debe ser insertada en el cuerpo mismo del acto.

La corrección de texto es que usted oyó “seis vacas solamente” y lo que le dijeron fue “seis casas solamente”.  Si no se rehace el acto, se hace una corrección del texto, se puede hacerse al margen igual que las enmiendas.  También puede ponerse luego del cierre colocando lo siguiente: “después de leído el texto la compareciente decide corregir el texto en lo siguiente ..., y luego de leído nuevamente el texto me permite sustituir el texto con el anterior en las líneas xxx.” 

La corrección del texto debe ser antes del registro y estar apadrinada por la firma de los comparecientes y testigos.

Atributos del Acto

Debe ser escrito en español en un único y solo contexto, sin lagunas ni interlíneas ni tachaduras, superposiciones.  Los números cuánticos deben ser escritos en letras y en números.  Los números de datos no se escriben en letras, sino en números (ej.: la cédula).

En los actos notariales no se pueden salvar errores con tachaduras de ningún tipo, ni siquiera las tachaduras contables.

Deben ser escritos con tinta indeleble los que son a mano, y con tinta que interese la solución de continuidad de las hojas aquellas que son mecanografiadas, por lo tanto aquellas máquinas “ribbon tape” no son usables para el derecho notarial, porque no interesa a la solución de continuidad del papel. 

Requisitos de Fondo.

a)      La Introducción: Que se subdivide en Encabezamiento y Comparecencia.
El encabezamiento contiene: número de la escritura, lugar y fecha, hora si se trata de testamento o donación por causa de muerte, las palabras ante mi, nombre del notario autorizante y su calidad: Notario.

b)     La comparecencia contiene: los nombres completos de los otorgantes, edad, estado civil, nacionalidad, profesión, ocupación u oficio y domicilio. La fe de conocimiento de las personas que intervienen o su identificación. Razón de haber tenido a la vista los documentos fehacientes que acrediten la representación en nombre de otro, si fuere el caso. La intervención de interprete y testigos de ser necesario; la declaración de los otorgantes de encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles; y la nominación del acto o contrato.

b) El Cuerpo: que se subdivide en antecedentes o exposición y estipulaciones:

En los antecedentes o exposición se consigna la descripción del objeto que va a ser causa del negocio jurídico, elementos indispensables para la contratación.

Por su parte en la estipulación o parte dispositiva, se formula la declaración de voluntad de los otorgantes que da vida al acto o negocio jurídico que desean celebrar, reconocer, modificar o extinguir.

Algunos autores a esta parte de la escritura (el cuerpo) le denominan de Reservas y Advertencias.

Finaliza el cuerpo con la aceptación del acto o contrato.

c) Conclusión: Es cuando se da el cierre del instrumento y no debe de aparecer en cláusulas, el notario debe de dar fe de todo lo expuesto y de todos los documentos que se han mencionado, también se procede a advertir de los efectos legales y de la obligación que tienen el sujeto activo de presentar el testimonio al respectivo registro. En el otorgamiento, parte de la conclusión, debe de darse lectura de instrumento, en caso de tratarse de donación por causa de muerte o testamento, esta debe de hacerla el testador o quien él designe, dentro de los testigos y se concluye con la aceptación, ratificación y firma del instrumento. Las palabras ANTE MI, luego la firma del notario.

3.4 – Escritura. Nulidades.

Art. 21.- Las actas serán elaboradas por los Notarios a mano con tinta indeleble o a máquina, en un solo y mismo contexto, en el anverso y reverso de la hoja de papel, en idioma español, sin abreviaturas, blancos, lagunas ni intervalos.

Contendrán los nombres, apellidos nacionalidad, número de Cédula de Identificación Personal, calidades, domicilio y residencia de las partes así como de los testigos cuando la ley requiera la presencia de éstos. Las fechas y las cantidades se expresarán en letras. Los poderes de los comparecientes serán anexados a la escritura original; pero cuando sean auténticos y contengan otras disposiciones, serán devueltos a las partes, dejándose la debida constancia. En el acta deberá hacerse mención de que la misma ha sido leída a las partes y cuando fuere necesaria la asistencia de testigos, de que ha sido leída en su presencia. No se derogan las disposiciones del artículo 972 del Código Civil.

Nulidad: es carencia de valor, falta de eficacia, incapacidad. Inexistencia ilegalidad absoluta de un acto.

La nulidad constituye la incapacidad de un instrumento público para producir efectos jurídicos, por mediar algún vicio en su contenido o en su parte formal. Es, en otras palabras, un vicio que impide a un acto notarial la producción de sus efectos como consecuencia de la falta de condiciones necesarias y relativas, sea de calidades personales de las partes; sea de la esencia del acto.

La ley entrega dos tipos de nulidades a las que hay que recurrir cuando se trata de atacar un documento: la llamada Nulidad de Fondo, Absoluta o completa y la conocida como Nulidad de Forma, Relativa o parcial.

Nulidad de Fondo, Absoluta o completa: Se produce cuando no se ha cumplido con la ley al celebrar el negocio jurídico, es decir, que el documento es ineficaz porque el acto o contrato que contiene está afectado por un vicio que lo invalida.

Nulidad de Forma, Relativa o parcial: Es cuando la infracción de la ley es con respecto a la forma del documento que contiene el negocio jurídico. Por ejemplo, cuando existan adiciones entre renglonaduras y palabras adicionadas que no se expliquen al margen del documento, cuando se colocan números, etc. Es la que más interesa en el aspecto jurídico-notarial porque afecta al documento considerando en sí mismo, y como continente de un acto o negocio jurídico.

Regla General. Los actos hechos en contravención a las disposiciones de los artículos 11,15,16,17,23,29, 31 y 47 de la Ley No. 301, sobre Notariado, serán nulos si no están firmados por las partes y, si lo están, su validez se reduce a la de los actos bajo firma privada.

Son apropiados para ser demandados por nulidad los instrumentos notariales levantados en las subsiguientes situaciones:

1.- Si el notario no se encuentra en pleno ejercicio de sus funciones porque tiene una sanción que lo obligue a suspender sus actividades en forma temporal o definitiva en cuyo caso no puede autorizar ningún instrumento. O en el caso de no haber prestado juramento ante la SCJ.

2.- Si el abogado realmente no es notario, si siendo notario, no está autorizado a realizar el acto o intervenir en el mismo. El acta será nula en los actos que no le correspondan por ley realizar y será válida respecto de aquellos que si se encuentren es sus funciones.

3.- Hay nulidad total cuando el notario actúen forma ventajosa o parcial, toda vez que al intervenir tenga interés por él, por su cónyuge, sus parientes o los parientes de ambos hasta el cuarto grado inclusive.

4.- El documento tiene nulidad total si fuera firmado por las partes o autorizado por el notario fuera de su demarcación territorial, excepto en alguno de los casos previstos en la Ley. (Art. 10 de la Ley No. 301)

5.- Son anulables totalmente los instrumentos redactados en idioma distinto al español. Lo mismo que si no están firmados por las personas interesadas o no cuentan al menos con la huella digital como signos de otorgamiento.

6.- Si el notario se constituye en fiador o garante en algún acto que escriture, o de los préstamos que se hubieren hecho por su mediación, o que ellos hayan sido encargados de hacer constar en acta auténtica o bajo firma privada.

7.- Si el notario  mostrara interés en asuntos a propósito de los cuales ejerza sus funciones; o colocara su nombre personal y sin el consentimiento del dueño, dineros que haya recibido, aún bajo la condición de pagar intereses.

9.- Si el notario escritura actas auténticas o legaliza firmas o huellas digitales en actos bajo firma privada, que autoricen traspasos sobre derechos adquiridos bajo el sistema de ventas condicionales de inmuebles correspondientes a apartamentos de los edificios multifamiliares o unifamiliares, construidos por el ,Gobierno Dominicano, o el Instituto Nacional de la Vivienda, e instituidos en “Bien de Familia”, sin que previamente compruebe que se ha cumplido las exigencias de las leyes que lo rige.

Son pasibles de demandarse incidentalmente en nulidad los actos que incurren en violaciones a las formalidades relativas a, verbigracia, no indicarla exactitud de haber identificado a las partes por la presentación de la Cédula de Identidad u otro documento legalmente aceptado; la no descripción de las generales de ley de las partes y de los testigos.

Otra oportunidad de obtener ganancia de causa en una demanda incidental por nulidad es cuando se demuestra en el tribunal que en el acta cuestionada aparecen testigos que no son dominicanos o que aun siéndolos, no son mayores de edad o no están en pleno uso de sus derechos civiles y políticos o que han sido condenados a penas aflictivas o infamantes.

Sucede lo mismo cuando los testigos en el acta no estén en las cantidades requeridas por la ley, o cuando no hablan la lengua del compareciente, o cuando no residan en el municipio del notario. También, si se da el caso de que los testigos sean marido y mujer o de ser empleados en la oficina del Notario participante.

3.5 – Diferencias Entre el Acto Auténtico y el Acto Bajo Firmas Privadas.

La 1ra. condición de los actos auténticos es que tienen forma y fondo determinados por la ley.  Los actos bajo firma privada carecen de forma.

Los documentos auténticos pasan por ante notario (son hechos por notarios).  Los actos bajo firma privada son hechos por quien guste.  Lo importante es que el documento bajo firma privada revela la voluntad de partes y el documento de carácter auténtico lo que pasó por ante notario.

En los actos auténticos el original es conservado por el notario siempre.  En los documentos bajo firma privada los originales son de las partes.

No existe ningún acto notarial que conste de dos originales, sólo hay un original.  En los actos bajo firma privada solamente existirá tantos originales como partes haya.

El acto bajo firma privada carece de copias, y los actos notariales siempre tienen copias. 

En los actos bajo firma privada las partes tienen la custodia de los originales, en los  actos notariales es el notario quien conserva el original.

Los actos auténticos tienen fecha cierta siempre.  No existe la menor duda de que el documento existe en el mismo momento en que el notario dice que pasó.

Los actos bajo firma privada tienen fecha cierta excepcional en tres únicas oportunidades: cuando son registrados; cuando muere ...; cuando son mencionados en un acto auténtico.

Hay un documento del 4 de enero del 2001, se registra el 24 de mayo del 2001.  Ese documento tiene fecha 4 de enero a partir del 24 de mayo.  Antes del 24 de mayo no tenía fecha.

Los actos auténticos son oponibles a todo el mundo.  Los actos bajo firma privada son oponibles a todo el mundo sólo cuando son registrados o cuando son contenidos en un acto auténtico.

Compra un carro el 4 de enero del 2001 por un acto bajo firma privada.  Su matrícula está bajo el nombre del antiguo propietario.  El 2 de febrero choca el que compró el carro y lo demandan.  Si no se ha registrado el acto.  El 2 de febrero ese acto no es oponible y se puede demandar al antiguo propietario.

La oponibilidad de los actos bajo firma privada es absoluta respecto de las personas contratantes.

Los actos auténticos son hechos por el notario, los actos bajo firma privada pueden ser terminados por el notario.  Un acto bajo firma privada es legal sin la intervención del notario.  Un acto bajo firma privada es válido desde el momento en que las partes firman dando su consentimiento con lo estipulado.  Un acto bajo firma privada puede ser registrado sin la necesidad de la instrumentación de un acto notarial final.  El registro y la legalización no tienen nada que ver.

El único efecto de la legalización de firmas es amarrar a los contratantes en un vínculo auténtico, los contratantes no podrán negarse el uno al otro la firma que hayan puesto.

3.6 – Los Actos Bajo Firma Privada. Concepto y Características.

Concepto: Se denomina Acto Bajo Firma Privada al acto escrito otorgado por las partes mismas, con su sola firma y sin intervención de oficiales públicos. Es cualquier documento formado en el ejercicio de una actividad privada, o también, el documento privado que una persona redacta por sí misma en su calidad de simple particular.

Características: Pueden indicarse como elementos distintivos del acto privado los subsiguientes:

a)      Pueden ser firmados en cualquier día, aunque sea feriados, domingos o fiestas religiosas.

b)     No es indispensable poner en el documento el lugar de celebración, ni el nombre y el domicilio de los firmantes.

c)      Las cantidades pueden ser escritas indistintamente en letras o en números.

d)     La escritura puede ser impresa, mecanografiada o manuscrita, salvo la firma que tendrá que ser manuscrita.

3.7 – El Registro. Valor Agregado por el Registro de los Actos.

El Registro se encuentra dotado de una presunción de exactitud sobre las actuaciones que publicita. La publicidad ha de ser observada desde dos puntos de vista: la publicidad formal y la publicidad material.

Por un lado, se entiende por publicidad formal, los distintos medios de los cuales se vale el Registro para poner en conocimiento la información publicitada.

La publicidad material se refiere a los efectos que produce la inscripción de la actuación en el registro, la cual otorga al mismo fecha cierta y factibilidad de oposición frente a los terceros, de la información publicitada por el Registro.

El original firmado, será registrado en la Oficina del Registro de Actos Civiles, en cuyo lugar cobrará fecha cierta. En este registro se consignan las generales de las partes, el objeto del acto, y las cantidades o cualidades del mismo, todo de manera suscinta. Este requisito último del acto notarial supone no la instauración simple de la datación cierta, sino que implica la compaginación con varios controles de existencia del acto mismo.

La fecha, la manuscriturabilidad, el número de orden, el índice, y finalmente el registro suponen el círculo necesario de la seguridad de existencia de los actos, que finalmente se cierran en el Protocolo y los requerimientos de publicidad del artículo 38 de la Ley No. 301 del Notariado que informa la obligación de comunicar el índice en la Secretaría de la Suprema Corte de Justicia.

Los actos auténticos están gravados con impuestos que deben ser pagados al Oficial de Registro Civil, que actualmente se colectan a través de la Conservaduría de Hipotecas del Municipio correspondiente.

Calculo de los mismos.

Los impuestos a pagar se calculan de la siguiente manera: Un siete (7%) por ciento por cada mil pesos (RD$1,000.00) y un doce (12%) por ciento por cada fracción de cien pesos (RD$100.00).

CONCLUSION

Los actos notariales deben satisfacer condiciones de forma diferentes a los actos privados u ordinarios, en todo lo concerniente a las enunciaciones obligatorias y de redacción, pero la ley dicta además, ciertas prescripciones a las cuales deben obedecer, tales como la presencia de un segundo Notario y de la firma de las partes o de su declaración de no saber o no poder firmar, etc. Esas menciones son colocadas generalmente al final del acto, pero nada se opone a que se indiquen al comienzo.

Cuando el documento auténtico no cumple a cabalidad con las exigencias de ley por defecto de forma o por razones de la incompetencia o incapacidad del oficial actuante, no es nulo ya que se reconoce como acto privado si está firmado por las partes.

El acto auténtico es aquel que ha sido otorgado por ante oficiales públicos, que tienen derecho de actuar en el lugar que se otorgó el acto, y con las solemnidades requeridas por la ley.

Acto Bajo Firma Privada al acto escrito otorgado por las partes mismas, con su sola firma y sin intervención de oficiales públicos. Es cualquier documento formado en el ejercicio de una actividad privada, o también, el documento privado que una persona redacta por sí misma en su calidad de simple particular.

Las actas serán elaboradas por los Notarios a mano con tinta indeleble o a máquina, en un solo y mismo contexto, en el anverso y reverso de la hoja de papel, en idioma español, sin abreviaturas, blancos, lagunas ni intervalos.

Contendrán los nombres, apellidos nacionalidad, número de Cédula de Identificación Personal, calidades, domicilio y residencia de las partes así como de los testigos cuando la ley requiera la presencia de éstos. Las fechas y las cantidades se expresarán en letras. Los poderes de los comparecientes serán anexados a la escritura original; pero cuando sean auténticos y contengan otras disposiciones, serán devueltos a las partes, dejándose la debida constancia. En el acta deberá hacerse mención de que la misma ha sido leída a las partes y cuando fuere necesaria la asistencia de testigos, de que ha sido leída en su presencia.